- 説明するのが苦手
- 人に伝える力が弱いと感じている
- 自分の考えがうまくまとまらない
このように感じている方はいらっしゃらないでしょうか？
僕も人に説明するのが苦手なタイプの人間でした。
上手く説明できない…
この悩みを改善したいと思っていたときに見つけた本のおかげで、自分の考えを上手くまとめられるようになりました。
この記事では、説明下手を改善する方法をお伝えします。
読んでいただければ、ストレスなく自分の考えを伝えられるようになります。
説明下手を改善するにはまず考えを整理！そこからまとめる！
結論、まずは考えを「整理」して、そこから「まとめる」というプロセスを踏むようにしてください。
これがとても大切です。
この考えは、浅田すぐるさんの「トヨタで学んだ「紙一枚！」にまとめる技術」から得た知識です。
上記のプロセスを踏めば説明下手の原因を克服できて、上手に説明できるようになります。
説明下手の原因
では、なぜそもそも説明が下手になってしまうのでしょうか？
説明下手になってしまう原因を5つにしぼって解説します。
頭の中で考えすぎる癖
説明下手な人は頭の中だけで考える傾向が強いです。
僕は行動派というよりは分析派、いわゆるアナリティカルタイプなのですが、頭の中でずっと考えてしまう癖がありました。
そうすると堂々巡りになってしまうことが多く、結局考えがまとまらず時間だけが過ぎていくことが多々ありました。
思考がこんがらがってしまいます。
あれ、何を考えていたんだっけ？
思いついたことから話してしまう
説明下手な人は筋道を立てて話すのが苦手です。
だから、思いついたことから話してしまいます。
また、上記の頭の中で考えすぎることと矛盾しているように感じますが、考えすぎて疲れて、結局何も考えずに話しだしてしまうというパターンもあります。
時系列や話している内容がバラバラになってしまうので、相手に話が伝わりません。
説明している内容を自分で理解できていない
一生懸命説明しているのだけれども、自分で何を言っているのかわからない。
自分が説明したことに対して突っ込まれた質問をされると何も返答できないときはまさにこのパターンです。
自分がわかっていないのだから、相手がわからないのも当然です。
それはー、えーっと、あのー…
こそあど言葉を使ってしまう
「あの仕事やっておきましたよ」
「あれについてなのですが…」
説明下手の人はこそあど言葉を使いがちです。
こそあど言葉とは、何かものごとを指し示す働きのある言葉です。
こそあど言葉を使うと、自分はわかっていても、相手は何のことを言っているのかわからない場合が多いです。
その結果うまく伝わらず、相手のストレスにもなってしまいます。
早口になってしまう
説明下手な人は早口の場合が多いです。
これは緊張してしまうことが原因です。
早口だと、相手が聞き取りづらく伝わりにくいです。
【もう落ち込まない！】整理してまとめる手法「エクセル1」で説明下手を改善
説明下手の原因について見てきました。
この原因を克服するのに冒頭でお伝えした、まずは考えを「整理」して、そこから「まとめる」というプロセスを踏むということが大切になってきます。
浅田すぐるさんの「トヨタで学んだ「紙一枚！」にまとめる技術」の中で、「エクセル1」という手法が紹介されています。
これは、紙にいくつかのフレームを書いてテーマを一つ書き込み、そのテーマについて思いついたものを書き出していき（整理）、最後に繋げる手法（まとめる）です。
イメージが湧きにくいと思うので実際の画像をご覧ください。
じゃん！
字が汚いのはご容赦を（笑）
これは昔に作成したもので、自分がしている登録販売者という仕事の説明がテーマです。
枠を作って左上に何について書くか（テーマ）を書き込みます。
あとは空いている枠のところにテーマに関して思いつくキーワードを書き込んでいきます。
書き込み終わったら、あとは話す順番を考えて番号を振り繋げるだけです。
４年間登録販売者として従事してきました。薬のことをeラーニングで学習したり、登録販売者のメルマガで情報を得たり、わからないことがあればインターネットなどで勉強しています。お客様の症状に合ったお薬を提供したり、時には受診を勧めたり、日々カウンセリングに努めています。
このような具合で、簡単に整理してまとめることができます！
実はこのエクセル1を活用することによって、説明下手の原因をすべて克服することができます。
- 頭の中で考えすぎる癖→頭の中から紙に書き出して見える化
- 思いついたことから話してしまう→順番を考えるので筋道が立つ
- 説明している内容を自分で理解できていない→キーワードの組み合わせになっている
- こそあど言葉を使ってしまう→キーワードとしては出てこない
- 早口になってしまう→文章ができているので話す前に準備できる
エクセル１を使いこなして説明上手を目指しましょう！
エクセル1のポイント
エクセル1の手法を活用するときのポイントが2つあります。
- 手書きでやる
- 時間制限を設ける
手書きでやる
パソコン画面より紙面をみた時の方が、情報を理解しようとする部位が強く反応するそうです。
体感的にも、紙で書いたほうが頭の中が整理される感覚があります。
時間制限を設ける
時間制限が無いとずっと考えてしまいます。
これは結局頭の中だけで考えているのと同じです。
以前、僕は完璧主義の傾向が強かったので、この時間制限を設けるのはとても有効なやり方だと感じました。
完璧主義で悩んでいる人はこちらの記事もご覧ください。
時間内でとにかく頭の中を書き出すのが重要なので、字の綺麗かどうかは重要ではないのです！（強調）
エクセル1が活躍する場面
エクセル1は様々場面で活用することができます。
- 自己分析
- 仕事で取り扱う商品のPRポイントのまとめ
- 職務経歴書の作成
などなど。
実際、僕はこの方法を活用して職務経歴書を作成して上手くまとめることができ、転職にも成功しました！
まとめ：エクセル１で整理→まとめるの流れで説明下手を改善！
説明下手を改善する方法をお伝えしました。
大切なのは、まずは考えを「整理」して、そこから「まとめる」というプロセスを踏むことです。
そのための具体的な手法として「エクセル１」の活用がオススメです！
浅田すぐるさんの「トヨタで学んだ「紙一枚！」にまとめる技術」には、エクセル１のもう少し詳しいやり方や別の活用方法、応用手法も書いてあるので、より詳しく知りたい方は是非読んでみて下さい。
今回の記事、紹介した本が皆さんの参考になれば嬉しいです(^^)
それではまた！
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